Еволюційний стрибок для ФОП: як перейти на загальну систему та ПДВ

Український бізнес наближається до точки неповернення. Епоха спрощеної системи оподаткування, яка роками слугувала “тихою гаванню” для підприємців, поступово трансформується. Національна стратегія доходів до 2030 року – це не просто декларація намірів, а чіткий план дій уряду та міжнародних партнерів, спрямований на євроінтеграцію фіскального простору.

Для власників ФОП це означає неминуче ускладнення правил гри. Замість зрозумілого єдиного податку багатьом доведеться освоїти Загальну систему оподаткування (ЗСО) та стати платниками ПДВ. Для бізнесу це серйозний виклик: з одного боку – ризик фінансових втрат через помилки, з іншого – загроза втрати управлінських даних при зміні облікових підходів.

Як підготувати свій бізнес до “дорослого” обліку? Чому спроба почати “з чистого аркуша” може вбити вашу аналітику? І як програмні продукти лінійки BAS допомагають пройти цей шлях безшовно? Розкладаємо по поличках.

Частина 1. Податковий ландшафт майбутнього: чому варто готуватися вже зараз

Зміни, які готує держава, спрямовані на те, щоб зробити економіку прозорою. Часи, коли великі торгові мережі могли маскуватися під сотні ФОПів, минають.

До яких сценаріїв слід готуватися:

1. Диференціація ставок (“Польська модель”). Універсальні 5% для 3-ї групи можуть замінити на гнучку шкалу: нижчі податки для торгівлі, вищі – для послуг. Це змусить переглянути бізнес-моделі.
2. Зникнення 2-ї групи. Ймовірне злиття 2-ї та 3-ї груп ФОП змусить навіть дрібних підприємців вести облік походження товару.
3. Обов’язкова Загальна система. Продавці техніки, підакцизних товарів та бізнес із великими оборотами будуть примусово переведені на загальну систему оподаткування.
4. Фактор ПДВ. Ліміт в 1 млн грн доходу на рік для обов’язкової реєстрації платником ПДВ на загальній системі – це дуже низький поріг для будь-якого живого бізнесу. Фактично, ЗСО майже завжди означає ПДВ.

Висновок простий: облік стає складнішим, суворішим і детальнішим. “Зошит” чи Google-таблиця більше не зможуть забезпечити необхідний рівень контролю.

Частина 2. ПДВ та прибуток: зміна філософії ведення бізнесу

Перехід на загальну систему – це не просто зміна реквізитів у платіжці. Це перехід від обліку грошового потоку до обліку зобов’язань.

Ключові виклики для підприємця:

• Правило “першої події”. На спрощеній системі податок платиться з факту надходження коштів. З ПДВ все інакше: податкові зобов’язання виникають у момент першої події – відвантаження товару або отримання грошей. Система має фіксувати це автоматично.
• Управління маржею. Податок на прибуток (18%) платиться з чистого фінансового результату (Доходи мінус Витрати). Якщо ви не зібрали первинні документи на витрати, ваш податок зросте в рази.
• Адміністрування ПДВ. Необхідно постійно зводити баланс між “податковим кредитом” (вхідний ПДВ від закупівель) та “податковим зобов’язанням” (вихідний ПДВ від продажів).
• Реєстрація накладних. Кожна операція з платником ПДВ вимагає реєстрації податкової накладної в ЄРПН. Запізнення на один день – штраф.

Без спеціалізованого ПЗ (ERP-системи) контролювати це вручну неможливо.

Частина 3. “Цифрова лоботомія”: чому створення нової бази – це помилка

Існує шкідлива практика, коли при зміні податкового статусу IT-спеціалісти або бухгалтери пропонують “просте” рішення: “Давайте почнемо 1 січня в новій базі BAS, щоб не тягнути старі помилки”.

Це рішення може здаватися логічним, але насправді воно руйнує цілісність бізнесу.

Ризики розриву бази даних:

1. Втрата LTV (Life Time Value). Ви втрачаєте історію стосунків з клієнтом. Ви не знаєте, скільки він приніс грошей за 3 роки, які товари любить, як часто купує.
2. Неможливість порівняльного аналізу. Ви не зможете побудувати графік зростання продажів за кілька років, бо дані розкидані по різних файлах.
3. Проблеми з лояльністю. Бонуси, накопичувальні знижки та персональні умови “згорають” або вимагають складного ручного перенесення.
4. Хаос із залишками. Перенесення складських запасів та боргів вручну – це гарантовані розбіжності в обліку на місяці вперед.

Частина 4. BAS як інструмент безшовної міграції

Сучасні конфігурації BAS (BAS Бухгалтерія, BAS Управління торгівлею, BAS КУП) розроблені з урахуванням мінливого законодавства. Вони дозволяють змінювати правила гри “на льоту”.

Ключова функція – періодичний регістр “Облікова політика”.

Як це виглядає технічно?

Замість створення нової бази, ви налаштовуєте систему так:

• Період А (до 31.12.2024): Система працює за правилами Єдиного податку (касовий метод, без ПДВ).
• Період Б (з 01.01.2025): Система автоматично перемикається на правила Загальної системи (нарахування, ПДВ).

Переваги такого підходу:

• Єдина історія. Всі дані про продажі, клієнтів та закупівлі зберігаються в одному місці.
• Коректні перехідні операції. Програма вміє “розуміти” складні ситуації: наприклад, коли гроші прийшли в грудні (без ПДВ), а товар відвантажено в січні (вже з ПДВ). Правильні налаштування захищають від подвійного оподаткування.
• Автоматизація процесів. З дати переходу вмикаються нові робочі місця: формування податкових накладних, контроль лімітів реєстрації.
• Зміна реквізитів. Спеціальні утиліти дозволяють масово встановити ставку ПДВ 20% у картках товарів саме з потрібної дати.

Частина 5. Людський фактор та експертиза Evsesvit

Програмне забезпечення – це лише інструмент. Успіх переходу залежить від правильності налаштувань та готовності персоналу. ПДВ не пробачає помилок у довідниках чи договорах.

Саме тому важливо залучити технологічного партнера – компанію Evsesvit, яка спеціалізується на супроводі таких трансформацій.

Чим допоможе Evsesvit?

1. Попередній аудит. Експерти перевірять вашу базу на коректність ведення обліку до моменту переходу, щоб “сміття” в даних не блокувало роботу.
2. Налаштування видів договорів. Для ПДВ критично важливо правильно обрати деталізацію взаєморозрахунків (по договору / по замовленню / по накладній).
3. Інтеграція з “M.E.Doc” / “FREDO”. Налаштування прямого обміну даними з податковою для реєстрації накладних в один клік.
4. Навчання персоналу. Ваші менеджери та бухгалтери отримають чіткі інструкції: як працювати з кодами УКТЗЕД, як виписувати рахунки з ПДВ, як контролювати повернення документів.
5. Кастомізація. Якщо у вас специфічний бізнес (ЗЕД, виробництво), стандартних налаштувань може не вистачити. Фахівці адаптують BAS під ваші потреби.

Частина 6. План дій: стратегія випередження

Найгірша тактика – чекати до останнього дня. Коли закон вступить у силу, попит на послуги інтеграторів буде піковим, а черги – довгими.

Чек-лист для власника бізнесу:

• Автоматизуйтесь сьогодні. Якщо ви ще не в BAS – впроваджуйте систему зараз. Простіше налаштувати облік на простій системі і потім перемкнути його, ніж робити все в авралі.
• Наведіть порядок у номенклатурі. Перевірте наявність кодів УКТЗЕД для всіх товарів.
• Проведіть інвентаризацію. Ви маєте увійти в новий податковий рік з ідеальними залишками.
• Змоделюйте фінанси. Використайте звіти BAS, щоб прорахувати, як зміниться ваша рентабельність з урахуванням ПДВ.
• Зверніться до профі. Замовте консультацію в Evsesvit. Попросіть змоделювати перехід на тестовій копії вашої бази.

Висновок

Зміни податкової системи – це тест на зрілість бізнесу. Перехід на ПДВ та загальну систему може стати або катастрофою, або новим етапом системного розвитку.

Обираючи шлях збереження єдиної бази даних в BAS та підтримку професіоналів з Evsesvit, ви гарантуєте собі безпеку активів та безперервність бізнес-процесів. Не дозволяйте податковим реформам зупинити ваш рух – керуйте змінами, а не підлаштовуйтесь під них.